czwartek, 11 października 2018

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Ze względu na specyfikę pracy będzie nas interesować jedynie techniczny sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a nie zasady funkcjonowania podatku dochodowego od osób fizycznych.
Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 grudnia 1995 roku.[1]. W rozporządzeniu tym Minister Finansów skorzystał z delegacji zamieszczonej w art. 38 pkt. 3 i 4 ustawy z dnia 19 grudnia 1980 r. o  zobowiązaniach podatkowych.
Podatkową księgę przychodów i rozchodów obowiązane są prowadzić:
-         osoby, które w 1998 roku osiągnęły przychód od 400.000 zł do 800.000 euro[2]
oraz osoby osiągające w całości lub w części dochód z:
-         prowadzenia aptek, lombardów i kantorów
-         wykonywania wolnych zawodów (również lekarze i weterynarze)
-         świadczenia usług wymienionych w załączniku nr 1 do rozporządzenia o ryczałcie ewidencjonowanym w tym prowadzenia ksiąg rachunkowych, przychodów i rozchodów, oraz świadczenia innych usług w zakresie rachunkowości:
-         wytwarzające wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym
-         korzystające z okresowego zwolnienia z podatku dochodowego
-         rozpoczynające działalność samodzielnie lub w formie spółki, w zakresie czynności, które dotychczas wykonywały na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczego stosunku pracy i nie złożyły jednocześnie w urzędzie oświadczenia, że nie będą obsługiwać swojego byłego pracodawcy
-         wykonują działalność na podstawie umowy agencyjnej lub umowy na warunkach zlecenia, zawartej na podstawie odrębnych przepisów.
 
Podatkowa księga przychodów i rozchodów ma określoną budowę i składa się z 17 kolumn, do których dokonuje się odpowiednich wpisów:
-         kolumna 1 – zawiera kolejny numer wpisu. Tym samym numerem należy oznaczyć wpisywany do książki dokument
-         kolumna 2 – zawiera dzień miesiąca w którym został dokonany wpis
-         kolumna 3 – zawiera numer wpisywanego dokumentu
-         kolumna 4 – zawiera imię, nazwisko, nazwę firmy lub kontrahenta
-         kolumna 5 – zawiera adres kontrahenta
-         kolumna 6 – zawiera informacje czego dotyczy wpis
-         kolumna 7 – zawiera kwotę sprzedaży na rachunki i należności za usługi wykonane bez podatku VAT
-         kolumna 8 – zawiera kwotę przychodu ze sprzedaży wyposażenia, środków trwałych, otrzymane dotacje, kary umowne a także różnice kursowe przy transakcjach dewizowych oraz odsetki z rachunków bankowych firmy i z działalności w wolnym zawodzie (wpisu dokonuje się w dniu uzyskania przychodu)
-         kolumna 9 – zawiera sumę kolumn 7 i 8
-         kolumna 10 – zawiera kwotę zakupu materiałów podstawowych i pomocniczych oraz towarów handlowych według cen zakupu
-         kolumna 11 – zawiera koszty uboczne zakupu
-         kolumna 12 – zawiera koszty reprezentacji i reklamy prowadzonej w inny sposób niż w środkach masowego przekazu lub w inny sposób niż prowadzonej publicznie. Suma tych kosztów jest limitowana i nie może przekroczyć 0,25% rocznego przychodu firmy
-         kolumna 13 – zawiera wynagrodzenia brutto w gotówce i naturze zgodnie z listą płac lub potwierdzoną przez pracownika kartą wypłaty
-         kolumna 14 – wszelkie pozostałe wydatki związane z firmą (czynsz, energia, woda, telefon, paliwo, transport własny, diety, a także koszty reklamy, remontów i odpisy amortyzacyjne, wartość obróbki obcej wyrobów oraz koszt wyposażenia i innych składowych majątkowych o wartości poniżej 2.500 zł, których nie zaliczono do środków trwałych)
-         kolumna 15 – zawiera sumę kolumn 11, 12, 13, 14
-         kolumna 16 – zawiera inne nie wymienione czynności, np. wydatki odnoszące się do przychodów roku następnego
-         kolumna 17 – zawiera wszelkie uwagi do treści zapisów.[3]
 
Minister Finansów ustalił określone zasady dokonywania wpisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Pierwszym wpisem w księdze jest remanent początkowy. Wpisuje się go w pierwszej linijce tabeli w sposób następujący:
„Remanent na dzień ... wynosi....”[4]
Wydatki, które poniesione dostały na rozpoczęcie działalności firmy, a na które są rachunki sumuje się je i wpisuje w księdze w kolumnie 14 pomijając wydatki na: środki trwałe, wartości niematerialne i prawne.
Wszystkie rachunki ewidencjonowane w księdze przychodów i rozchodów muszą być wystawione na firmę.
 Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. [5]
Po zakończeniu miesiąca dokonuje się sumy kolumn od 7 do 15. Na pierwszych stronach każdego miesiąca obliczone sumy wpisuje się w wierszu „Suma folio” i powtarza w wierszu „Razem”. Na następnych stornach dodatkowo w wierszu środkowym „Przeniesienie z folio” wpisuje się sumy z poprzedniej strony z wiersza razem. Wiersz „Razem” na tych stronach stanowić będzie sumę dwóch pierwszych wierszy.
Na zakończenie miesiąca w wiersz razem wpisuje się sumy wszystkich kolumn i zostawia się resztę strony niewykorzystaną.
Nowy miesiąc zaczyna się od nowej strony i nie przenosi się kwot wiersza „Razem” z poprzedniej strony. Pozostawia się pusty wiersz „Przeniesienie z filio”.
Numeracja w kolejnych miesiącach może być zachowana lub w każdym miesiącu nadawane numery mogą rozpoczynać się od początku.[6]
Po zakończeniu miesiąca grudnia lub innego miesiąca będącego końcem twojej działalności należy sporządzić zestawienie roczne. Zestawienie takie sporządza się na osobnej stronie. W tym celu w kolumnie 4 wpisuje się nazwy kolejnych miesięcy, a we właściwych kolejnych kolumnach sumy z poszczególnych miesięcy. Na końcu wpisuje się sumę wszystkich kolumn.[7]
W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy:
  1)  ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kol. 9),
  2)  ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujących:
-   do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,
-   kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 15 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kol. 10),
  3)  wartość osiągniętego przychodu (kol. 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt. 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.[8]
Podatnik rozliczający się z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest zobowiązany do składania następujących deklaracji podatkowych (PIT) w określonych terminach.
-         PIT 5 (dotyczy podatku dochodowego od prowadzonej działalności) do 20 następnego miesiąca. Wzór tej deklaracji znajduje się z załącznikach do pracy pod pozycją 6.
-         Odpowiednia deklaracja roczna (PIT 30 – 34) do 30 kwietnia następnego roku.
Podsumowując zebrane informacje dochodzimy do wniosku, że aplikacja nad którą pracujemy powinna spełniać następujące funkcje w zakresie podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
-         poprawnie rejestrować i umieszczać w prawidłowych kolumnach wszystkie zapisy księgowe,
-         dokonywać wszystkich niezbędnych obliczeń i podsumowań rocznych i miesięcznych,
-         generować wydruki kolejnych stron księgi,
-         przygotowywać dane dla deklaracji podatkowych
Aplikacja musi też spełniać wymagania postawione programom komputerowym służącym do prowadzenia księgi przez Ministerstwo Finansów w rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 1995 roku to jest:
1.      określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg,
2.      stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi,
3.      przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania. [9]
 ----
[1] Dz.U. nr 148 poz.720 z 19 grudnia 1995 roku

[2] Włodzimierz J. Markowski, ABC small business’u, Wydawnictwo Marcus s.c., Łódź 1999, str. 29

[3] Tamże str. 75-76

[4] Tamże str. 75

[5] Dz.U. nr 148 poz.720 z 19 grudnia 1995 roku Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,  §11

[6] Włodzimierz J. Markowski, ABC... op.cit str. 77-79

[7] Tamże str. 79

[8]  Dz.U. nr 148 poz.720 z 19 grudnia 1995 roku Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, załącznik 1 punkt 30

[9] Dz.U. nr 148 poz.720 z 19 grudnia 1995 roku Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,  §22 pkt. 1-3