Ze względu na specyfikę pracy będzie nas interesować
jedynie techniczny sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
a nie zasady funkcjonowania podatku dochodowego od osób fizycznych.
Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 grudnia 1995 roku.[1].
W rozporządzeniu tym Minister Finansów skorzystał z delegacji zamieszczonej w
art. 38 pkt. 3 i 4 ustawy z dnia 19 grudnia 1980 r. o zobowiązaniach podatkowych.
Podatkową księgę przychodów i rozchodów obowiązane są
prowadzić:
-
osoby, które w 1998 roku osiągnęły przychód od 400.000 zł do
800.000 euro[2]
oraz osoby osiągające
w całości lub w części dochód z:
-
prowadzenia aptek, lombardów i kantorów
-
wykonywania wolnych zawodów (również lekarze i weterynarze)
-
świadczenia usług wymienionych w załączniku nr 1 do rozporządzenia o
ryczałcie ewidencjonowanym w tym prowadzenia ksiąg rachunkowych, przychodów i
rozchodów, oraz świadczenia innych usług w zakresie rachunkowości:
-
wytwarzające wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym
-
korzystające z okresowego zwolnienia z podatku dochodowego
-
rozpoczynające działalność samodzielnie lub w formie spółki, w
zakresie czynności, które dotychczas wykonywały na podstawie umowy o pracę
lub spółdzielczego stosunku pracy i nie złożyły jednocześnie w urzędzie oświadczenia,
że nie będą obsługiwać swojego byłego pracodawcy
-
wykonują działalność na podstawie umowy agencyjnej lub umowy na
warunkach zlecenia, zawartej na podstawie odrębnych przepisów.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów ma określoną
budowę i składa się z 17 kolumn, do których dokonuje się odpowiednich wpisów:
-
kolumna 1 – zawiera kolejny numer wpisu. Tym samym numerem należy
oznaczyć wpisywany do książki dokument
-
kolumna 2 – zawiera dzień miesiąca w którym został dokonany wpis
-
kolumna 3 – zawiera numer wpisywanego dokumentu
-
kolumna 4 – zawiera imię, nazwisko, nazwę firmy lub kontrahenta
-
kolumna 5 – zawiera adres kontrahenta
-
kolumna 6 – zawiera informacje czego dotyczy wpis
-
kolumna 7 – zawiera kwotę sprzedaży na rachunki i należności za usługi
wykonane bez podatku VAT
-
kolumna 8 – zawiera kwotę przychodu ze sprzedaży wyposażenia, środków
trwałych, otrzymane dotacje, kary umowne a także różnice kursowe przy
transakcjach dewizowych oraz odsetki z rachunków bankowych firmy i z działalności
w wolnym zawodzie (wpisu dokonuje się w dniu uzyskania przychodu)
-
kolumna 9 – zawiera sumę kolumn 7 i 8
-
kolumna 10 – zawiera kwotę zakupu materiałów podstawowych i
pomocniczych oraz towarów handlowych według cen zakupu
-
kolumna 11 – zawiera koszty uboczne zakupu
-
kolumna 12 – zawiera koszty reprezentacji i reklamy prowadzonej w inny
sposób niż w środkach masowego przekazu lub w inny sposób niż prowadzonej
publicznie. Suma tych kosztów jest limitowana i nie może przekroczyć 0,25%
rocznego przychodu firmy
-
kolumna 13 – zawiera wynagrodzenia brutto w gotówce i naturze zgodnie
z listą płac lub potwierdzoną przez pracownika kartą wypłaty
-
kolumna 14 – wszelkie pozostałe wydatki związane z firmą (czynsz,
energia, woda, telefon, paliwo, transport własny, diety, a także koszty
reklamy, remontów i odpisy amortyzacyjne, wartość obróbki obcej wyrobów
oraz koszt wyposażenia i innych składowych majątkowych o wartości poniżej
2.500 zł, których nie zaliczono do środków trwałych)
-
kolumna 15 – zawiera sumę kolumn 11, 12, 13, 14
-
kolumna 16 – zawiera inne nie wymienione czynności, np. wydatki odnoszące
się do przychodów roku następnego
-
kolumna 17 – zawiera wszelkie uwagi do treści zapisów.[3]
Minister Finansów ustalił określone zasady dokonywania
wpisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Pierwszym wpisem w księdze jest remanent początkowy.
Wpisuje się go w pierwszej linijce tabeli w sposób następujący:
„Remanent na dzień ... wynosi....”[4]
Wydatki, które poniesione dostały na rozpoczęcie działalności
firmy, a na które są rachunki sumuje się je i wpisuje w księdze w kolumnie
14 pomijając wydatki na: środki trwałe, wartości niematerialne i prawne.
Wszystkie rachunki ewidencjonowane w księdze przychodów i
rozchodów muszą być wystawione na firmę.
Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i
w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych
i rzetelnych dowodów. [5]
Po zakończeniu miesiąca dokonuje się sumy kolumn od 7 do
15. Na pierwszych stronach każdego miesiąca obliczone sumy wpisuje się w
wierszu „Suma folio” i powtarza w wierszu „Razem”. Na następnych
stornach dodatkowo w wierszu środkowym „Przeniesienie z folio” wpisuje się
sumy z poprzedniej strony z wiersza razem. Wiersz „Razem” na tych stronach
stanowić będzie sumę dwóch pierwszych wierszy.
Na zakończenie miesiąca w wiersz razem wpisuje się sumy
wszystkich kolumn i zostawia się resztę strony niewykorzystaną.
Nowy miesiąc zaczyna się od nowej strony i nie przenosi
się kwot wiersza „Razem” z poprzedniej strony. Pozostawia się pusty wiersz
„Przeniesienie z filio”.
Numeracja w kolejnych miesiącach może być zachowana lub
w każdym miesiącu nadawane numery mogą rozpoczynać się od początku.[6]
Po zakończeniu miesiąca grudnia lub innego miesiąca będącego
końcem twojej działalności należy sporządzić zestawienie roczne.
Zestawienie takie sporządza się na osobnej stronie. W tym celu w kolumnie 4
wpisuje się nazwy kolejnych miesięcy, a we właściwych kolejnych kolumnach
sumy z poszczególnych miesięcy. Na końcu wpisuje się sumę wszystkich
kolumn.[7]
W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym
należy:
1) ustalić wartość osiągniętego
przychodu w roku podatkowym (kol. 9),
2) ustalić wysokość
poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujących:
-
do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość
zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie
pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku
podatkowego,
-
kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z
kolumny 15 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części,
w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane
w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty
zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków
dla pracowników zostały wpisane w kol. 10),
3) wartość osiągniętego
przychodu (kol. 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym
kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w
pkt. 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego
w roku podatkowym.[8]
Podatnik rozliczający się z tytułu podatku dochodowego
od osób fizycznych za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest
zobowiązany do składania następujących deklaracji podatkowych (PIT) w określonych
terminach.
-
PIT 5 (dotyczy podatku dochodowego od prowadzonej działalności) do 20
następnego miesiąca. Wzór tej deklaracji znajduje się z załącznikach do
pracy pod pozycją 6.
-
Odpowiednia deklaracja roczna (PIT 30 – 34) do 30 kwietnia następnego
roku.
Podsumowując zebrane informacje dochodzimy do wniosku, że
aplikacja nad którą pracujemy powinna spełniać następujące funkcje w
zakresie podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
-
poprawnie rejestrować i umieszczać w prawidłowych kolumnach wszystkie
zapisy księgowe,
-
dokonywać wszystkich niezbędnych obliczeń i podsumowań rocznych i
miesięcznych,
-
generować wydruki kolejnych stron księgi,
-
przygotowywać dane dla deklaracji podatkowych
Aplikacja musi też spełniać wymagania postawione
programom komputerowym służącym do prowadzenia księgi przez Ministerstwo
Finansów w rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 1995 roku to jest:
1.
określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu
komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg,
2.
stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w
treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku
chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi,
3.
przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji,
do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem
lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich
przetwarzania. [9]
----[1] Dz.U. nr 148 poz.720 z 19 grudnia 1995 roku
[2] Włodzimierz J. Markowski, ABC small business’u, Wydawnictwo Marcus s.c., Łódź 1999, str. 29
[3] Tamże str. 75-76
[4] Tamże str. 75
[5] Dz.U. nr 148 poz.720 z 19 grudnia 1995 roku Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, §11
[6] Włodzimierz J. Markowski, ABC... op.cit str. 77-79
[7] Tamże str. 79
[8] Dz.U. nr 148 poz.720 z 19 grudnia 1995 roku Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, załącznik 1 punkt 30
[9] Dz.U. nr 148 poz.720 z 19 grudnia 1995 roku Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, §22 pkt. 1-3
